Bij veel gemeenten wordt momenteel de iPad ingevoerd voor de gemeenteraad, het MT en het college. De invoering van de iPad betekent een volgende stap in het digitaal werken en "Het Nieuwe Werken". Kees van den Tempel, werkzaam bij Phanos en tevens gemeenteraadslid gebruikt sinds april 2010 de iPad. Zijn ervaringen, de invoeringsproblematiek, een businesscase, voorbeeld infrastructuren, etc zijn vastgelegd in een praktische handleiding.
Digitaal werken
De iPad levert voordelen op, zoals digitaal vergaderen en notuleren, eenvoudig beheer van mail en agenda, het snel raadplegen van websites en kennissystemen en de mogelijkheid van digitale bestuur- en besluitvorming en videoconferencing. Wel zal de gebruiker moeten wennen aan de overschakeling van papier naar een klein scherm voor het snel raadplegen van allerhande informatie. Phanos heeft in de handleiding o.a. een overzicht gemaakt van alle succes- en faalfactoren die tijdens de invoering van belang zijn. De handleiding bevat o.a. ook een uitgewerkte business case.
Koppeling iPad met bestaande systemen
De invoering van de iPad vereist dus ook een goede structurering van de benodigde informatie. Daarnaast moeten allerlei koppelingen met bestaande systemen grondig worden onderzocht, zoals koppelingen met het raadsinformatiesysteem, het bestuursinformatiesysteem, het e-mail en agendasysteem en het documentaire management systeem. Ook het beveiligen en borgen van gegevens bij verlies, diefstal of disfunctioneren van de iPad vereist een gedegen oplossing. Bovendien zullen diverse mensen c.q. afdelingen een nieuwe rol moeten spelen, zoals het secretariaat, de griffie, de ICT-afdeling en de informatiemanager.
Al de bovenstaande facetten zijn onder andere beschreven in de Praktische handleiding implementatie iPad. Deze kunt u aanvragen door te mailen (onder vermelding van uw naam, functie en organisatie) naar k.koers@phanos.nl.