Onderstaand vindt u de berekening van de kosten en baten voor de invoering van digitaal vergaderen voor het management team, bestuur, college of gemeenteraad. De eerste tabel bevat de uitgangspunten van de berekening. Een complete beschrijving vindt u in de handleiding invoering digitaal werken met de iPad.
|
Aantal iPads c.q. gebruikers
|
25
|
iPads
|
|
Intern uurtarief
|
50
|
euro
|
|
Aantal vergaderingen per maand
|
6
|
vergaderingen
|
|
Gemiddelde voorbereidingstijd per vergadering voor secr/griffie
|
3
|
uur per vergadering
|
|
Gebruikersvragen per iPad (2e lijns) voor IT helpdesk
|
1
|
uur per vergadering
|
|
Gemiddelde tijd onderhoud en beheer per iPad (2e lijns)
|
0,5
|
uur per maand
|
|
Aantal Wifi Access points
|
4
|
accesspoints
|
|
Afschrijvingstermijn
|
24
|
maanden
|
|
Prijs per afdruk
|
0,05
|
per afdruk
|
|
gemiddeld aantal te besparen afdrukken per gebruiker
|
300
|
per maand
|
|
Bijdrage van gebruikers per maand (incl. 3g abonnement)
|
30
|
per maand
|
|
Gemiddelde tijd nodig om stukken te reproduceren en versturen
|
4
|
per vergadering
|
|
Teruggave BTW
|
17%
|
|
Kosten digitaal vergaderen
|
Kosten
|
Uren eenmalig
|
Uren structureel
|
Eenmalige kosten
|
Structurele kosten p/m
|
Eenmalig totaal
|
Structureel totaal p/m
|
|
Kosten iPad 32Gb + Wifi + 3G: aantal iPads x € 699 (aantal iPads iPads en één reserve c.q. voor de afdeling ICT)
|
0
|
0
|
€ 17.475
|
€ 0
|
€ 17.475
|
€ 0
|
|
Aanschaf iAnnotatePDF: aantal iPads x € 8
|
0
|
0
|
€ 200
|
€ 0
|
€ 200
|
€ 0
|
|
19" Synology Storageoplossing inclusief 4 x 2 TB harde schijven en beveiligingscertificaat (€ 200,-). Dit is de eigen Webdavserver die in het DMZ van het bedrijfsnetwerk wordt geplaatst.
|
0
|
0
|
€ 2.027
|
€ 0
|
€ 2.027
|
€ 0
|
|
Oplossing leverancier CMS, DMS, BIS, RIS (zie bijlage B) voor de exacte kosten berekening
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
Automatisering: koppeling DMS - storageoplossing
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
User cliënt access licentie voor toegang tot Microsoft- of Novell netwerk: aantal iPads x uurtarief eenmalig
|
0
|
0
|
€ 1.500
|
€ 0
|
€ 1.500
|
€ 0
|
|
Aanschaf managed Wifi Access points in de vergaderkamers met toegang tot LAN (€ 500,- per stuk)
|
0
|
0
|
€ 2.000
|
€ 0
|
€ 2.000
|
€ 0
|
|
Upgrade internetverbinding organisatie
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
AppleCareProtection Plan ten behoeve van onderhoud en ondersteuning voor 2 jaar: aantal iPads x € 75 eenmalig
|
0
|
0
|
€ 1.875
|
€ 0
|
€ 1.875
|
€ 0
|
|
Verzekering tegen verlies of diefstal: aantal iPads x € 6.25 per iPad per maand
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 156
|
€ 0
|
€ 156
|
|
Internet (3G) abonnement: aantal iPads x € 20 per maand
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 500
|
€ 0
|
€ 500
|
|
Gebruik van de Dropbox accounts tot 2.2 GB
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
Gebruik van MobileMe of iCloud
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
Voucher van € 25 voor aankoop Apps
|
0
|
0
|
€ 625
|
€ 0
|
€ 625
|
€ 0
|
|
Out-of-pocket kosten
|
|
|
€ 25.702
|
€ 656
|
€ 25.702
|
€ 656
|
|
Uren ICT afdeling: Oriëntatie en aanschaf iPads: 20 uur
Installatie en configuratie iPads x 2 uur x uurtarief
|
70
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 3.500
|
€ 0
|
|
Uren ICT afdeling inrichting centrale technische infrastructuur inclusief access points
|
80
|
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 4.000
|
€ 0
|
|
Deelname secretariaat/griffie in Project Digitaal werken
|
40
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 2.000
|
€ 0
|
|
Gereed maken van de vergaderstukken (omzetten naar PDF, upload naar centrale server of leveranciersoplossing)
|
0
|
18
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 900
|
|
Gebruikersondersteuning door secretariaat/griffie: aantal iPads x ondersteuningsstijd x uurtarief
|
0
|
25
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 1.250
|
|
2e Lijns gebruikersondersteuning door IT afdeling: aantal iPads x ondersteuningsstijd x uurtarief
|
0
|
12,5
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 625
|
|
Instructie aan gebruikers over gebruik iPad en digitaal vergaderen door deskundige (2 trainingen)
|
20
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 1.000
|
€ 0
|
|
Totaal inclusief alle opties:
|
210
|
55,5
|
€ 51.403
|
€ 1.313
|
€ 36.202
|
€ 3.431
|
|
Kapitaalslast per maand
|
|
|
|
|
|
€ 4.940
|
Baten digitaal vergaderen
|
Baten
|
Uren eenmalig
|
Uren structureel
|
Eenmalige baten
|
Structurele baten p/m
|
Eenmalig totaal
|
Structureel totaal p/m
|
|
Papier, kopieer en portokosten
300 afdrukken per maand per gebruiker
printprijs per pagina : € 0,05: 21x300x0,05 = € 210,-
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 375
|
€ 0
|
€ 375
|
|
Portokosten: € 2,50 per vergadering
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 15
|
€ 0
|
€ 15
|
|
Bijdrage gebruikers aanschaf iPad
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 750
|
€ 0
|
€ 750
|
|
1 Multifunctional of printer minder (geen directe besparing)
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
Teruggave BTW
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 4.369
|
€ 0
|
|
Out-of-pocket baten
|
|
|
|
|
€ 4.369
|
€ 1.140
|
|
Uren van reproafdeling / secretariaat t.b.v. kopiëren, inbinden en verspreiden van stukken:
6 vergaderingen x 4 uur x € 50,-
|
0
|
24
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 1.200
|
|
Vereenvoudigd beheer van de uitnodigingen door digitale agenda door griffie/secretariaat: 8 uur per maand
|
0
|
8
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 400
|
|
AppleCareProtection Plan ten behoeve van onderhoud en ondersteuning voor 2 jaar: aantal iPads x € 75 eenmalig
|
0
|
0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
€ 0
|
|
Totaal inclusief alle opties:
|
420
|
143
|
€ 77.730
|
€ 3.109
|
€ 8.739
|
€ 3.880
|
|
Kapitaalslast per maand
|
|
|
|
|
|
€ 4.244
|